PEMANFAATAN DATA / INFORMASI DALAM PEKERJAAN

DEFINISI INFORMASI

1.      Joner Hasuqian

Informasi adalah sebuah kosep yang universal dalam jumlah muatan besar, meliputi banyak hal dalam ruang lingkupnya masing-masing dan terekam dalam sejumlah media.

2.      Kenneth C. Lovden

Informasi adalah data yang sudah dibentuk kedalam sebuah formulir bentuk yang bermanfaat dan dapat digunakan untuk manusia.

3.      Anton M. Moeliono

Informasi adalah penerangan, keterangan, pemberitahuan, kabar/berita. Informasi juga merupakan keterangan/bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian analisis/kesimpulan.

4.      Gordon B. Davis

Informasi adalah data yang telah diolah kedalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya/dipahami dalam tindakan/keputusan yang sekarang/nantinya.

5.      Robert G. Murdick

Informasi terdiri atas data yang telah didapatkan, diproses/diolah atau sebaliknya yang digunakan untuk tujuan penjelasan/penerangan, uraian atau sebagai sebuah dasar untuk pembuatan ramalan atau pembuatan keputusan.

Adapun data/informasi harus memiliki kualitas-kualitas sebagai berikut:

a.       Akurat, yaitu tidak menyesatkan, pasti, tidak bias, jelas, dan terbebas dari kesalahan.

Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

b.      Relevan, yaitu informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya serta data sesuai dengan kondisi pada saat dibutuhkan.

c.       Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerimaan tidak boleh terlambat.

d.      Terkini, yaitu data yang disajikan harus menggambarkan keadaan terkini/sekarang.

e.       Faktual, yaitu data yang disajikan sesuai dengan fakta dan kenyataan yang sedang terjadi serta benar adanya yang berguna bagi pengambilan keputusan.

f.       Akuntabel, yaitu data dapat dipertanggungjawabkan baik jumlah maupun kualitasnya.

A.    SIKLUS INFORMASI

Siklus informasi adalah gambaran umum mengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna.

Berikut adalah gambaran dari siklus arus pergerakaan informasi:

Sumber informasi berasal baik dari pihak internal dan eksternal. Informasi yang berbeda data/keterangan tentang akan mengalami pengolahan untuk dicari, diidentifikasi, diverifikasi kemudian disajikan sebagai informasi baru yang telah disimpulkan sehingga menjadi keterangan yang matang bagi pihak yang membutuhkan untuk pengambilan keputusan yang tepat. Pengambilan keputusan yang tepat dapat berjenis aktifitas yang STAGNANT (diam/tidak bergerak), evolusi, eksploitasi, eksplorasi, ataupun lainnya yang dianggap perlu sebagai perwujudan kebijakan yang aman.

B.     PENGOLAHAN DATA/INFORMASI PADA TINGKATAN ORGANISASI

Kegiatan manajemen atas (top management), menajemen tengah (middle management), dan manajemen rendah (low management) dapat dikelompokan ke dalam 2 jenis pengolahan data.

1.      Tingkat Manajemen

Pada tingkat manajemen, data yang dikelola adalah yang bersifat bahan jadi bagi pengambilan keputusan sang pemimpin organisasi. Data matang ini dapat diperoleh dari informasi yang sudah disaksikan oleh tingkat operasional, seperti laporan penjualan tahunan, laporan keuangan, laporan kerja divisi, dsb.

2.      Tingkat Operasional

Data tingkat operasional, data yang disajikan mulai dari data mentah (berupa kumpulan lembaran-lembaran, informasi dari media massa/elektronik, pengaduan klien, data persaing baru, data harga baru, data statistik penjualan bulanan, perkembangan saham, dsb.

Semua jenis data tersebut diolah kembali kepada tingkatan yang lebih sempurna dan menyeluruh (komperhensif) guna menjadi suatu produk standar yang dapat menjadi bahan pertimbangan bagi pengambilan keputusan tingkat manajemen.

C.    SIFAT KEGIATAN PENGOLAHAN DATA

Pekembangan pada zaman globalisasi ini ternyata tidak lagi mampu menyajikan pengolahan data dengan sistem informasi secara manual, namun lebih lagi kepada sistem yang tercanggih saat ini.

Sistem itu adalah Elektronic Document Management System (EDMS). Aplikasi sistem ini menutut adanya pengolahan data hingga kepada penyimpanannya melaluii proses komputerisasi.

1)      Scanning, yaitu aktivitas pemindaian data tulisan dan gambar yang dapat disimpan dalam komputer.

2)      Converting, uji kegiatan megubah dokumen word processor atau spread sheet menjadi data gambar yang lebih permanen yang disimpan dalam komputer. Proses ini menghasilkan dokumen yang lengkap namun tetap menjaga formal visual dan layout data aslinya.

3)      Inporting, yaitu kegiatan memindahkan fungsi icon seperti film, video, foto, grafik, audio clips, picture, dan lain-lain kedalam dokumen elektronik.

4)      Indexing, yaitu pengidentifikasian dokumen-dokumen melalui proses pelabelan, penyortiran dan penempatan ke folder masing-masing.

5)      Filling, yaitu penyimpanan arsip yang dapat dilakukan dengan dua cara, baik manual maupun digital/elektronik. Khusus filling melalui elektronik, perlu dipersiapkan secara matang biaya dan sumber daya yang ada terutama karyawan yang melakukan penyimpanan arsip. Sistem filling sangat membutuhkan waktu, tenaga dan keakuratan hasil karena bersifat lebih rumit daripada manual yang lebih bersifat praktis dan simple.

6)      Controling, yaitu pengawasan yang dilakukan secara integral kepada seluruh arsop baik yang berbentuk elektronik maupun non elektronik.

D.     MEDIA PENYIMPANAN ELEKTRONIK

1.      Magnetic Media (Hard Drives), yaitu media yang dapat melindungi dolumen dari kehilangan atau kerusakan system RAID (Redundant Array of Independent Disk). Media ini cukup murah dan dapat menyimpan file lebih besar dengan waktu yang cepat.

2.      Magneto Optical Storage (MOS), yaitu media untuk memback up data pada komputer. Ukurannya 3.5 inci yang mampu menyimpan 100 MB hingga beberapa GB data. Dalam membaca dan menulis data media ini menggunakan kombinasi laser dan magnetik sebagai sistemnya.

3.      Compact Disk (CD), yaitu cakram kecil yang terbuat dari plastik untuk menyimpan data. Disk dilindungi dengan plastik transparan dan diputar oleh mesin berlaser inframerah guna membaca pola area yang berlubang dan tidak berlubang di permukaan disk.

4.      Digital Video Disk (DVD), yaitu bentuk pengembangan dari CD dengan daya simpan yang jauh lebih besar yaitu sekitar 7-14 kali kemampuan CD.

5.      Write Once Read Many (WORM), yaitu teknologi disk optik yang memungkinkan menulis data kedalam disk hanya satu kali. Setelah itu data menjadi permanen dan dapat dibaca sebanyak mungkin.

E.     JARINGAN KOMUNIKASI PENGOLAHAN DATA

1.      Berdasarkan topologi

a)      Topologi Hierarki

Topologi ini disebut juga topologi pohon, dimana host komputer utamanya berfungsi sebgai akar dari jaringan yang ada.

b)      Topologi Bus

Pola jaringan bus mendistribusikan masing-masing anggota jaringan melalui satu jalur utama sebagai penghubung

c)      Topologi Bintang

Jenis topologi ini menggunakan host komputer sebgai pemancar dan pendistribusian kepada anggota jaringannya.

d)     Topologi Cincin

Pada topologi cincin beberapa jaringan komputer dibetuk seperti cincin guna mendistribusikan sinyal sehingga masing-masing driver akan mengontrol alamat yang sesuai bagi masuknya sinyal.

e)      Topologi Jala

Tipe jaringan ini merupakan pengembangan dari topologi hierarki. Namun, pada topologi jala terdapat hubungan antar anggotanya.

f)       Topologi Hybrid

Topologi ini menggabungkan beberapa konfigurasi yang telah ada dan terbentuk dalam sebuah jaringan sehingga terciptalah sebuah kesatuan konfigurasi yang utuh.

2.      Berdasarkan Kepemilikan

Jaringan informasi jenis ini lebih menekankan kepada status kepemilikan perusahaan/organisasi secara internal. Jaringan ini terdiri dari tiga :

a)      Jaringan Privat

Jaringan ini dikhususkan untuk perusahaan yang menginginkan privasi dalam pengadaan sistim bagi organisasinya sehingga pihak umum dirasakan tidak perlu mengetahuinya.

Kelebihan jaringan privat diantaranya adalah:

1)      Tertutupnya informasi unutk akses public

2)      Pertanggungjawaban atas arus informasi dapat terkontrol

3)      Jaringan dapat dirancang sesuai kebutuhan internal

4)      Jaringan dilengkapi dengan network switching sehingga meskipun akses tertutup untuk publik, namun masih dapat terjadi kontak jaringan publik sewaktu-waktu jika diinginkan.

Kekurangan : biayanya mahal.

b)     Jaringan Publik

Jaringan ini sering digunakan oleh perusahaan komunikasi yang menjual produknya ke publik. Pada jaringan publik terdapat dua jenis jaringan:

1)      PSTN (Publik Switched Telephone Network)

Keuntungan:

                                                          i.            Penyediaan layanan akses yang luas

                                                        ii.             Penyediaan layanan untuk kantor cabang dimanapun berada

                                                      iii.            Penyediaan ragam informasi yang bervariasi dan besar jumlahnya

                                                      iv.            Penyediaan fasilitas transmisi

Kekurangan:

                                                        i.            Banyak terjadi persaingan produk

                                                      ii.            Segala macam bentuk informasi menjadi bersifat komersil

                                                    iii.            Tidak ada batas rahasia atas semua informasi

2)       Internet

c)       Jaringan Volume Added Network (VANS)

Jaringan ini mirip dengan jaringan publik yang menyediakan transmisi, namun jenis intelengence yang digunakan mampu menciptakan kode rahasia.

Kelebihan:

                                                          i.            Cepat dalam mengubah transmisi

                                                        ii.            Cepat dalam menyimpan data

                                                      iii.            Cepat dalam penyaluran data pada waktu yang telah ditentukan

Kekurangan: Jika kode rahasia diketahui pihak lain, maka informasi dapat bocor.

3.      Berdasarkan Geografi

Jaringan geografi dapat meliputi tingkat wilayah:

a.       Regional

b.       Nasional

c.       Global/internasional

Jaringan komunikasi berdasarkan geografi yang sering digunakan adalah sbb:

a)      WAN (Wide Area Networks)

WAN adalah jaringan yang dapat menghubungkan komputer dengan peralatan lain yang berjarak ribuan mil.

Kelebihan:

      Dapat menghubungkan pusat dengan cabang sekalipun di tempat terpencil

      Dapat melakukan pemusatan data, pemasukkan data, pemusatan penyimpanan data pada software, dan dapat menukar data melalui electronic mail.

b)     LAN (Local Area Network)

LAN digunakan dalam jaringan yang menghubungkan antar komputer didalam radius 50 meter (m).

Kelebihan:

                                            i.            Sebagai alat komunikasi pengganti komunikasi face to face/telepon

                                          ii.            Meningkatkan efektifitas & efisiensi pembelian printer. Beberapa unit komputer dapat terhubung dengan satu atau beberapa printer saja

                                        iii.            Penyimpanan data dapat digunakan dengan akses LAN

                                        iv.            Efisiensi terhadap biaya software karena dapat menyediakan lisensi kepada pengguna jaringan oleh perusahaan yang memproduksi software

                                          v.            Dapat menukar data melalui electronic mail

c)       MAN (Metropolitan Area Networks)

MAN digunakan sebagai jaringan yang menghubungkan antara komputer dalam satu area kota (metropolitan) yang luas. Berikut ini adalah karakteristik yang menjadi kelebihan dari MAN:

                                            i.            Menggunakan jalur serat optik dengan kecepatan tinggi

                                          ii.            Dapat bertukar data melalui electronic mail (e-mail)

                                        iii.            Melayani area yang lebih luas daripada LAN

                                        iv.            Dapat menghubungkan fasilitas umum seperti pendidikan, puskesmas, posyandu & rumah sakit yang berada dalam satu area metropolitan yang luas

F.     JENIS-JENIS SISTEM PENGOLAHAN DATA / INFORMASI

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda sesuai kebutuhan dari masing-masing organisasi. agar lebih jelas dalam pengolahan informasi pada tiap unit organisasi, maka berikut jenis-jenis sistem pengelolaan informasi:

1.      Office Automation System (OAS)

Pada OAS, karyawan tidak ditugaskan untuk menciptakan sebuah data, namun hanya mengolah melalui proses transformasi data. Hasilnya kemudian dinanalisis menjadi bentuk laporan yang dibutuhkan secara relevan dan akurat untuk disebarkan kepada sebagian atau seluruh devisi baik internal maupun ekesternal organisasi.

2.      Knowledge Work System (KWS)

Sedangkan KWS digunakan oleh para ahli dibidang penelitian, dibidang kedokteran, teknik, dll. Guna menciptakan data baru, bagi profesinya masing-masing sebagai wujud bagi pengembangan peradaban bangsa yang maju dari zaman ke zaman dan kemudian disebarkan keseluruh penjuru dunia.

3.      Transaction Processing System (TPS)

Merupakan sistem informasi yang dikembangkan guna memproses data dalam jumlah kapasitas yang besar dan bersifat rutin seperti pada transaksi, misal: data penjualan, bursa saham, payroll, dll.

4.      Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM merupaka sistem pertama yang dibentuk untuk jaringan informasi pada sebuah organisasi yang menjadi basis data. Pada SIM, pengolahan data masih bersifat menggunakan software yang lama dibanding dengan PSS.

5.      Decision Support System (DSS)

Merupakan pengembangan dari SIM yang lebih mutkhair dan berfokus pada proses pengambilan keputusan oleh pimpinan disetiap level secara aktual. Sistem ini bersumber dari basis data.

G.     APLIKASI PENGOLAHAN DATA DI TEMPAT KERJA

Setiap unit kerja pasti melakukan pengolahan data, data yang diolah berasal dari sumber unit yang lebih kecil dibawahnya, seperti data untuk direktur berasal dari informasi para manajernya begitupun data yang diperoleh, seorang manajer berasal dari staff dibawah koordinasinnya. Banyak sekali keterangan yang dapat dibuat menjadi sebuah informasi / data perusahaan. Berikut adalah contoh hasil pengolahan data ditempat kerja, data keuangan, personalia, keuangan, adm. umum, pemasaran dan data produksi.