PENGERTIAN DATA DAN INFORMASI

A.  DATA

1.      Pengertian Data

Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.

Pengertian data menurut The Liang Gie adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan,atau penetapan keputusan.

Dr. S.P. siagian menjelaskan arti data dan informasi. Beliau menyatakan bahwa: “ada perbedaan konsepsional yang cukup prinsipil antara data dan informasi. Jelaslah kiranya bahwa data merupakan sumber informasi dan merupakan bahan informasi.

2.      Klasifikasi Data

A.     Klasifikasi data berdasrkan sumbernya

Klasifikasi data berdasarkan sumbernya dikelompokkan menjadi dua, antara lain;

a)      Data intern, yaitu data yg dibutuhkan  oleh suatu organisasi sebagai landasan pengambilan keputusan yang di peroleh dari catatan-catatan organisasi itu sendiri.

b)      Data Ekstern, yaitu data yang diperoleh dari sumber-sumber di luar organisasi.

B.     Klasifikasi Data Berdasarkan Pengolahannya

a)      Data Primer

b)      Data Sekunder

C.     Klasifikasi Data Berdasarkan Sifat

a)      Data Kuantitatif

b)      Data Kualitatif

D.      Klasifikasi Data Berdasarkan Jenisnya

a)      Data Hitung

b)      Data Ukur

3.      Pengolahan Data

a)      Lembaga pendidikan

b)      Lingkungan kerja

c)      Media massa

d)      Instansi pemerintah

e)      Masyarakat

4.      Sumber-Sumber Data

Pengolahan data ada 8 macam yaitu:

a)      Reading

b)      Writing

c)      Recording or printing

d)      Sorting

e)      Transmitting

f)       Calculating

g)      Comparing

h)      Storing

5.      Macam-Macam Type Data

a)      Type data integer/oridinal

b)      Type data Boolean

c)      Type data flowating point/real

d)      Type data enumerated

e)      Type data string & carakter

6.      Ekstensi dari data/file softcopy

a)      3ds Graphic (3D studio)

b)      3fx Efek (corel chart)

c)      3gr data file (window video grabber)

d)       4sw 4dos Swap file

e)      A Library (UNIX)

f)       Act Actor Source code file

7.      Teknik Pengumpulan Data

A.     Wawancara

Wawancara ialah proses interaksi atau komunikasi secara langsung antara pewawancara dan responden. Pengumpulan data dengan tehnik wawancara dapat digunakan untuk memperoleh data yang bersifat fakta, misalnya umur, pekerjaan, jumlah anak, tingkat pendidikan dan riwayat kesehatan. Wawancara juga dapat digunakan untuk menilai sikap, pendapat, pengalaman, dan sebagainya.

Keuntungan :

a)      Memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka

b)      Pewawancara dapat mengembangkan pertanyaan

c)      Pewawancara dapat melihat kebenaran jawaban melalui gerak-gerik dan raut wajah yang diwawancarai

Kerugian :

a)      Membutuhkan waktu yang lama

b)      Tergantung dari kepapandaian si pewawancara

c)      Dapat mengganggu orang yang diwawancarai

B.     Kuesioner

Kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis yang ditujukan kepada responden. Jawaban responden atas semua pertanyaan dalam kuesioner kemudian dicatat/direkam.

Kuesioner merupakan metode pengumpulan data yang efisien bila peneliti mengetahui secara pasti data/informasi apa yang dibutuhkan dan bagaimana variabel yang menyatakan informasi yang dibutuhkan tersebut diukur.

Macam-Macam Kuisioner

a)      Kuesioner tertutup

Setiap pertanyaan telah disertai sejumlah pilihan jawaban. Responden hanya memilih jawaban yang paling sesuai.

b)      Kuesioner terbuka

Dimana tidak terdapat pilihan jawaban sehingga responden haru memformulasikan jawabannya sendiri.

c)      Kuesioner kombinasi terbuka dan tertutup

Dimana pertanyaan tertutup kemudian disusul dengan pertanyaan terbuka.

d)      Kuesioner semi terbuka

Pertanyaan yang jawabannya telah tersusun rapi, tetapi masih ada kemungkinan tambahan jawaban.

Keuntungan :

a)      Daftar pertanyaan baik untuk sumber data yang banyak

b)      Responden tidak merasa terganggu

c)      Daftar pertanyaan relatif lebih efisien untuk sumber data yang banyak

d)      Karena daftar pertanyaan biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih obyektif.

Kerugian :

a)      Daftar pertanyaan tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan.

b)      Daftar pertanyaan cenderung tidak fleksibel

c)      Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan.

d)      Daftar pertanyaan yang lengkap sulit untuk dibuat Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan. Melalui observasi penganalisis dapat memperoleh pandangan-pandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung keterkaitan diantara para pembuat keputusan di dalam organisasi, memahami pengaruh latar belakang fisik terhadap para pembuat keputusan, menafsirkan pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat keputusan lewat tata letak kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya (Sevilla, 1993).

C.      Observasi (Pengamatan Langsung)

Observasi adalah melakukan pengamatan untuk memperoleh data secara langsung ke objek penelitian sehingga dapat melihat dari dekat tentang hal-hal yang menjadi tujuan pengamatan. Objek penelitian bisa berupa aktivitas manusia, fenomena alam, proses kerja, dan lain sebagainya.

Hasil pengamatan merupakan data-data atau informasi mengenai segala sesuatu yang ada, yang terjadi, yang dapat diindera oleh panca indera. Peristiwa, kejadian, fenomena yang sedang berlangsung pada saat pengamatan dan dianggap penting dicatat sedetail mungkin.

Keuntungan :

a)      Cenderung mempunyai keandalan yang tinggi

b)      Analis sistem dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan

c)      Analis sistem dapat menggambarkan tata letak fisik dari kegiatan kegiatan

d)      Analis sistem dapat mengukur tingkat dari suatu pekerjaan

Kerugian :

a)      Biasanya orang yang diamati merasa terganggu.

b)      Pekerjaan yang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitan.

c)      Dapat mengganggu kerja yang dilakukan.

D.    Perkiraan Koresponden

Koresponden adalah metode pengumpulan data dengan cara mengambil pendapat orang lain atau komentar yang diterima oleh pemakai dengan surat. Contohnya : ada suatu produk sabun, spg yang membawa produk sabun ini memberikan format pengisian data-data dari hasil yang telah diperoleh dari penggunaan produk sabun mereka, untuk seminggu kemudian diambil hasil dari apa yang sipembeli itu buat. Sehingga format yang di buat oleh si pembeli dapat sianalisa lagi.

Keuntungan dan kekurangan yang diperolah dari perkiraan koresponden yaitu :

Kelebihan	Kekurangan
§       Menghemat waktu tenaga dan biaya	§       Hasil yang diperoleh kurang akurat, mungkin hanya bohong belaka

B.     INFORMASI

1.      Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

Informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

2.      Jenis-Jenis Pendistribusian Informasi

a)      Distribusi Informasi Secara Tertulis

b)      Distribusi Informasi Secara  Lisan

3.      Macam-Macam Penyajian Informasi

a.       Media Distribusi Informasi  secara tertulis

                                                        i.            Memo

                                                      ii.            Majalah atau BULETIN

                                                    iii.            Laporan tahunan

                                                    iv.            Uraian tugas

                                                      v.            Buku pedoman

b.      Media Distribusi Informasi secara Lisan

                                                        i.            Telepon

                                                      ii.            Rapat atau pertemuan

                                                    iii.            Radio dan televise

C.     JENIS-JENIS DATA DI TEMPAT KERJA

a)      Data keuangan, di antaranya data upah karyawan, keuntungan, pemasukan, pengeluaran (belanja), hutang serta piutang perusahaan dll.

b)      Data administrasi umum, di antaranya data kegiatan organisasi, data kebutuhan alat tulis (ATK) dll.

c)      Data kepegawaian, diantaranya data karyawan, data absensi, dan data jam kerja lembur.

d)      Data pemasaran/bisnis, di antaranya data barang yang akan dipasarkan, data kantor cabang, dll.

e)      Data pembelian, di antaranya data pembelian bahan baku, data data pembelian mesin serta suku cadang dll.

f)       Data produksi, di antaranya data waktu produksi, data kapasitas produksi, dan data jumlah produksi.

g)      Data gudang, di antaranya data persediaan barang, data barang rusak, dan data sisa barang.

h)      Data penjualan, di antaranya data pemasukan, data biaya promosi, dan data barang terjual.

i)        Data distribusi, di antaranya data pengiriman, pengembalian barang, dan penerimaan barang.

D.     MANFAAT DATA DAN INFORMASI

Data atau Informasi memiliki manfaat yaitu:

a)      Meningkatkan wawasan dan pengetahuan organisasi.

b)      Mengurangi resiko kesalahan dalam pengambilan keputusan.

c)      Menggambarkan kondisi yang terjadi masa kini.

d)      Memberi gambaran trend atau kecenderungan di masa depan.

e)      Mengurangi ketidak pastian kondisi karena adanya kesimpangsiuran fenomena.

f)       Menjadi dasar bagi pemecahan masalah cepat.

g)      Menghasilkan arus kerja menjadi lebih efektif dan efisien.

h)      Meningkatkan citra pesitif perusahaan.

i)        Menambah relasi.

j)        Meningkatkan kepercayaan pemegang saham.

k)      Memberi arahan bagi promosi yang lebih jelas.

l)        Menjadi dasar pertanggung jawaban atas segala tindakan yang sudah diambil.

m)    Memberikan bukti, bukan kesan, isu, atau opini dari pihak lain.

E.     SUMBER DATA ATAU INFORMASI

Sumber data di dapat dari :

1.      Lingkungan kerja

2.      Lembaga pendidikan.

3.      Media massa.

4.       Instansi pemerintah

5.      Masyarakat

Data/Informasi dapat diperoleh melalui berikut ini :

a)      Hasil penelitian yang dilakukan sebelumnya

b)      Data yang telah lewat dengan memperhatikan trend dan taksiran di masa datang

c)      Mengambil dari pusat data seperti Badan Pusat Statistik (BPS) dan Pusat Data Informasi Pertanian (Pusdatin)

d)     Media elektronik seperti televisi, radio, dan internet

e)      Media cetak seperti buku, majalah, karya ilmiah, koran, proposal, dan profil perusahaan

f)       Forum seperti seminar, pelatihan, dan pendidikan

F.     PROSES PENGHIMPUNAN DATA

Proses penghimpunan data meliputi :

a.       Penerimaan data

b.      Identifikasi data/informasi

c.       Recalling (pemberitahuan/pengambilan kembali data)

d.      Penduplikasian kembali file

e.       Penyortiran data yang sudah terkumpul

f.       Penjilidan/pengelompokan data menjadi satu jenis

g.      Penyimpanan ke dalam media file box, filling cabinet, ordner.

G.    MENGKLASIFIKASI DATA ATAU INFORMASI

Saat ini, dimana informasi telah menjadi aset penting yang menentukan ketangguhan sebuah organisasi, pengamanan informasi menjadi lebih diperlukan dari sebelumnya.  Untuk itu diperlukan adanya klasifikasi data atau informasi.

Tujuan klasifikasi data atau informasi:

a.       Melindungi perjanjian kontrak (informasi) dengan mitra bisnis atau konsumennya.

b.      Memberikan pengamanan yang sesuai, sehingga menghemat sumber daya organisasi dan membuat pengelolaan informasi menjadi efisien dan efektif.

c.       Membantu meningkatkan kualitas data/ informasi yang digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan.

H.    KUALITAS DARI SUATU DATA ATAU INFORMASI

a)      Akurat

Tidak menyesatkan, pasti, tidak bias, dan terbebas dari kesalahan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

b)      Relevan

Informasi mempunyai manfaat untuk pemakainnya serta data sesuai dengan kondisi pada saat  dibutuhkan.

c)      Tepat Waktu

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

d)     Terkini

Data yang disajikan harus menggambarkan keadaan terkini atau sekarang.

e)      Faktual

Data yang disajikan sesuai dengan fakta dan kenyataan yang sedang terjadi serta benar adanya yang berguna bagi pengambilan keputusan.

f)       Akuntabel

Sata dapat dipertanggung jawabkan baik jumlah maupun kualitasnya.